意外な抜け穴……外出先で印刷されたデータの危険性

印刷物からの情報漏洩経路の１つとして“外出先での印刷”というものがあります。社内ではファイル監視、印刷ログの監視などの厳重なセキュリティ対策を行っていたとしても、一旦データが持ち出され社外で印刷されてしまうと追跡、制御が困難となり、犯人の特定や情報の流出先の把握ができない事態に陥ってしまいます。そのため、社内で保管すべき情報を安易に社外へ持ち出すことを規制するのはもちろんのこと、外出先での印刷ログまで漏れなく監視、統制するシステムに対し高い関心が寄せられています。 ここでは、外出先で印刷することの可能性や、それに講ずるセキュリティ対策についてご説明していきます。

外出先で印刷することは、情報漏洩に繋がる恐れがある

日ごろから社内の機密情報を厳重に管理しているものの、外出先で印刷することは許容してしまっているという会社は多いのではないでしょうか。外で印刷をするケースとしては、自分の会社用パソコンを自宅に持ち帰り書類を仕上げ、自宅のプリンターで出力する、また営業社員が急遽客先に直行しなければいけなくなり、関連会社のネットワークを借りて出力するといったケースが考えられます。日常的によく見られる光景なので、あまり意識したことがなかったという方もいらっしゃるかと思います。

しかし、社内のデータはいくら厳重に管理していたとしても、一度外に持ち出して印刷されてしまうと、以降の追跡をすることはできないので注意が必要です。加えて、外で印刷をする際に印刷物やデータの入ったUSBなどを置き忘れ、盗難にあうことで情報漏洩が起きる可能性もあるでしょう。こうしたことがきっかけで情報が漏洩し、後になって顧客の個人情報などが名簿業者に売られてしまえば、企業は多額の賠償金を顧客に支払うことになり、倒産の危機に追い込まれてしまうことも考えられます。

外出先で印刷されたデータによる情報漏洩を防ぐ方法は？

とはいえ、ノートパソコンやタブレット端末の普及に伴い、いつでも、どこでも仕事ができるようになった昨今では、社外に機密情報を持ち出したり、必要データを外出先のプリンターで印刷したりする機会が増えているのが現状です。

外出先で印刷ができれば、業務効率の面でプラスの効果を得られる場合が多いため、外での印刷を全面的に禁止するのは難しいでしょう。その一方で、外で出力した印刷物が不正に流用される可能性を否めないのが現状ですから、普段のセキュリティ体制を外出先にまで広げ、監視する必要があります。

外出先で印刷する際の悩みを解決できる「PRINT EYE（プリントアイ）」とは？

そこで、外出先で行った印刷情報の管理、監視するセキュリティシステムの導入で有効な製品をご紹介いたします。

印刷イメージログ監視システムの「PRINT EYE（プリントアイ）」は、

社内、社外を問わずあらゆる印刷情報＝『印刷イメージログ』

（１）印刷イメージ（XPS/PDF形式）

（２）印刷データに含まれるテキスト情報

（３）一般的な印刷ログ情報（９項目）

を抜け目なく取得し、それらを容易に管理、監視することができるセキュリティソフトウェアです。

PRINT EYEは専用のソフトウェアをインストールしたPCが外出先(オフラインの状態)で印刷を行った場合、『印刷イメージログ』はそのPCに一時的に保管されますが、社内ネットワークに再接続した時点でファイルサーバーやNASなど、あらかじめ設定したフォルダーへ自動的に送信されます。そのため、外出先や自宅のプリンターを使って印刷したドキュメントでも確実に印刷イメージログを取得できるのです。

そして、その取得したすべての印刷情報データは専用のコンソールを使って、内容を確認したり、傾向を分析したりすることができるので、怪しい動きを事前に察知し、情報流出のリスクを未然に防ぐことができるのです。

PRINT EYEは、外出先で印刷をする機会がある企業では特に必須のセキュリティ対策といえます。情報漏洩の経路を完璧に防ぐためにも、一度検討をされてはいかがでしょうか。