プリンターにて印刷されたデータのログ管理をする方法

印刷物を媒介とした情報漏洩事故が多発しています。故意の持ち出しはもちろんのこと、プリンターに置き忘れていた印刷物が、いつの間にかほかの部署でプリントアウトした印刷物に紛れてしまい、紛失あるいは誤って破棄されてしまった結果、第三者の手に渡ってしまうという漏洩も考えられます。一度印刷された文書の行き先を全て監視することは難しく、外部へ流出し深刻な情報漏洩事故に発展する恐れがあるため、印刷された時点のログを漏れなく取得しておく必要があります。ここでは、プリンターで印刷されたデータのログを取得・管理する方法についてご説明します。

一般的な印刷ログ取得方法

印刷ログを取得する方法として、以下の方法があります。

（１）プリンターに搭載される機能*を使って、印刷ログを取得する方法

（２）印刷ログ取得管理のできるソフトウェアを導入する方法

一般的に取得できる印刷ログには「印刷日時」「印刷ファイル名」「使用プリンター名」「接続PC情報」「用紙サイズ」「使用したインクの色(カラー）」などの情報が挙げられます。

これらの記録を残しておけば、いつ、誰が、何のために印刷をしたのかが明確となり、万一、情報漏洩事故が発生した場合にも即座に原因をある程度予測することができます。
＊どの項目までを取得できるか、閲覧方法など、プリンターによって違うため、ご利用のプリンターメーカーへお問い合せください。

しかし・・・一般的な印刷ログだけでは不十分

ところが最近、上に挙げた一般的な印刷ログだけでは“抜け穴”が多く、万全な情報漏洩対策ではないということがわかってきました。例えば、そもそものファイル名のつけ方が具体的でなければ該当の印刷物を把握することは難しいですし、またそもそも悪意のある人が「重要顧客リスト.xlsx」を印刷して持ち出ししようとした場合、そのファイル名を「送付状テンプレート.xlsx」などと書き換えて印刷したとしたら、顧客情報を持ち出されたと認識できずに見過ごしてしまうということがわかってきたのです。一般的な印刷ログはファイル名などの情報は取得できても、中身まではみることができないというのが盲点になりつつあるのです。そのためにも一般的な印刷ログのみならず、印刷物の中身まで記録に残すことが主流になると言われています。

「PRINT EYE（プリントアイ）」なら全ての“印刷イメージログ”を取得！

最近、印刷イメージ（印刷物の中身）までログとして取得できる方法として、“印刷イメージログ監視システム”「PRINT EYE（プリントアイ）」というものが注目を集めています。

「PRINT EYE」は一般的な印刷ログ情報の取得はもちろんのこと、印刷イメージを画質よく再現性の高いPDF/XPS形式で取得します。また同時に、文書内のテキスト情報をすべて取得するため、そのテキスト情報をもとにした全文検索も行うことができます。「PRINT EYE」があれば、印刷出力されたすべての情報を把握・監視し、しかも該当の印刷文書を瞬時にチェックすることができるのです。



印刷物からの情報漏洩対策は、まだまだ対策が完全ではなく、このような専用のツールやシステムを導入することは非常に有効であると言えます。またこういった対策を導入していることを、社内に周知させることで、心理的抑止効果にもなり、私物のコピーなどの不必要な印刷も監視対象となるため、社員のモラル向上や軽費（紙、トナー代）の削減効果も期待できるでしょう。