オフィスで定めるべき印刷削減のためのルール

仕事中に私たちが何気なくプリントしている印刷物も、実は多くのコストがかかっています。 コスト削減は企業様にとって重要な課題ですが、印刷にかかるコストは社内ルールを設けることや、社員の意識向上などにより削減することが可能です。 ここでは印刷にかかるコスト削減に対する取り組みについてお伝えさせていただきます。

印刷コスト削減のために社内ルールを設けましょう

印刷に関する社内ルールをしっかり決めておけば、無駄な印刷を防ぐことができます。
以下、そのルール案です。

両面印刷の義務化

自分だけが使う資料、社内だけで使う資料を印刷する際、プリント用紙代を節約する方法のひとつとして両面印刷が挙げられます。 2ページ分ある場合は、2ページ分を1枚の紙の両面に印刷するようにしましょう。 すべての社内資料を両面印刷にすれば、紙代は半分になり経費が抑えられます。 片面だけ印刷した紙を一旦保管しておき、次回もう片面に印刷するという方法もあります。

白黒印刷の義務化

カラー印刷は白黒印刷の4～5倍のコストがかかります。 個人用や社内用の資料を白黒印刷に限定することで、大きなコスト削減が期待できるでしょう。 特に色を伝える必要がない資料の場合は、原本がカラーでも白黒にして印刷するように徹底しましょう。

プレビュー確認を徹底することの義務化

印刷前には必ずプレビュー画面を見るように徹底させます。 文字の打ち間違い、印刷内容の間違い、用紙サイズやページ設定のミスなどがないか、よく確認したうえで印刷をするというルールを決めて、ミスプリントを防止します。

本当に印刷が必要か考えることを義務化

例えば、わざわざ印刷して配布しなくても、「メールに添付して各社員に配布するだけで十分ではないか」「ひとりひとりに資料をわたすのではなく、1グループにひとつの資料をわたすだけで十分ではないか」など、本当に印刷が必要かどうかを考えることも大切です。

このようなルールを設定してまずは社内に周知させていくことが印刷コスト削減の第一歩です。 社内に策定した印刷コスト削減ルールを周知させる方法としては、
・各部の掲示板に張り出す
・イントラネットに載せる
・朝会で社員全体に周知する
などが挙げられます。どれも簡単に着手出来ることなので、一度検討してみてはいかがでしょうか？

削減ルールを守らせることが難しい場合はどうすれば良いのでしょうか？

上記のような方法を試してみたものの、やはり完全に徹底させることは非常に難しい面もあるかと思います。 そこで、おすすめなのが、便利なツールを使って、社員の方々の負担をかけずに、また可能なところは自動設定にして徹底させるというやり方です。

その便利なツールというのが、トナーやインクの消費量を最大75％削減するソフトウェア 「TonerSaver Evolve（トナーセーバーエボルブ）」の導入です。

TonerSaver Evolveは、印刷コスト削減製品です。 専用のソフトをパソコンにインストールするだけで、特別な操作は不要。 今まで通りの手順で印刷可能で、印刷指示後に表示される専用のスライドバーでトナーの削減率（1～75％）を設定するだけでトナーコストを削減することができます。 難しい操作は全く必要ないので社員の方々に負担をかけることはありません。 また、管理者の判断によって、メールの印刷は「トナー削減率75％」、ワープロや表計算ソフトの印刷は「削減率50％」、お客様用の資料は特定のプリンターを使用して「削減率10％」にするなど使うシーンによって削減率を指定できる“削減ルールの設定”を行うことができます。 印刷コストは会社の規模にもよりますが、特に管理をせずに放っておくと非常に膨らんでしまう経費です。

上記の内容を参考にしていただき、印刷コストを削減する取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。